Le compte-rendu est un moyen très utilisé dans le milieu professionnel surtout durant les réunions. Il résume les idées proposées par les participants, les idées prises, mais surtout les différents points importants de la réunion. Grâce au compte-rendu, les personnes qui n’ont pas assisté à la réunion peuvent avoir une idée de ce que vous avez discuté durant la réunion en le consultant. Comment rédiger un meilleur compte-rendu ?
1. Noter les points clés
Lorsque vous prenez des notes pendant une réunion, il est recommandé de ne pas noter toutes les versions du fait. En faisant cela, vous perdez votre temps et votre énergie. Dans une réunion, on parle beaucoup de choses qu’il n’est pas nécessaire de les lister au mot près. De plus, votre agenda sera vite rempli. Les lecteurs n’auront d’ailleurs pas la patience pour consulter votre compte-rendu.
Toutefois, pour éviter le mot à mot, notez seulement les points essentiels, en l’occurrence le résultat attendu et les points à améliorer. Si vous optez pour les notes à la main, plusieurs techniques sont à votre disposition pour le faire, comme la sténographie, les symboles, les acronymes et les abréviations. N’oubliez pas de créer une légende pour faciliter la relecture et la rédaction du compte-rendu.
2. Enregistrer les discussions
Si vous dirigez une entreprise disposant de plusieurs équipes à distance, un enregistrement est le moyen le plus efficace pour transmettre votre message. En général, l’enregistrement vidéo est le plus utilisé de nos jours. Cependant, les notes à la main peuvent être pratiquées comme complément.
À la fin de la réunion, il vous suffit de partager l’enregistrement vidéo ou audio à votre équipe pour qu’elle puisse être sur la même longueur d’onde. Si auparavant, bon nombre de personnes optaient pour le dictaphone pour la prise de son, aujourd’hui, la technologie vous en offre une multitude de choix, notamment l’application Asana ou Zoom.
- Avec cette dernière, vous pouvez effectuer une transcription de réunion.
- Votre équipe pourra à son tour la consulter.
- À travers cette méthode, chaque membre de l’équipe peut relever les points essentiels de la réunion et d’en déduire les tâches à traiter.
Avant tout, les participants qui vous assistent doivent tous être au courant de la raison de cet enregistrement. Vous devez également leur expliquer son utilité et son but. Une fois l’enregistrement fait, privilégiez un espace adapté pour le stocker. Veillez à ce que cet espace soit accessible à tous les collaborateurs.
3. Faire parvenir des notes à tous les participants
Après chaque réunion, vous devez faire une mise au point des discussions avec l’ensemble des participants. Cela permet de savoir si ce dernier a bien compris les sujets abordés, y compris les décisions prises. Toutefois, si un membre de l’équipe est absent, votre collègue de travail ayant assisté à la réunion peut la transmettre par le biais de vos notes.
Cependant, le document doit être accessible pour faciliter l’élaboration d’un plan de communication. Cela permet également aux équipes de trouver rapidement les tâches à traiter d’urgence. L’accès aux différents comptes-rendus de réunion dépend aussi de l’emplacement de vos notes.
